چگونه می توان تفویض وظایف بهتری داشت؟

تفویض_وظایف

از CPORT استفاده کنید

چرا تفویض وظایف دشوار است؟ وقتی از کسی می خواهید کاری را انجام دهد، مشکل اینجاست که آیا کارمندان منظور شما آنگونه که باید متوجه می شوند یا خیر؟ پس چگونه می توانید به خوبی تفویض وظایف کنید؟

ابزار CPORT

عبارت CPORT مخفف یکسری واژه های کلیدی است که می بایست در هنگام تفویض وظایف به یک تیم یا یکی از اعضای تیم در نظر بگیرید. عبارت CPORT مخفف واژه های زیر است:

Context – فحوای کلام

فحوای کلام چیست؟ تمام اطلاعات مرتبط با تصویر کلی این وظیفه را در اختیار فرد بگذارید، اینکه چه اتفاقی قرار است بیافتد؟ چرا مدیر عامل نگران آن است؟ تا چه اندازه متناسب با هدف است؟ این اطلاعات را به آنها بدهید و آنگاه، کارمندان درک درستی از تصمیم گیری ها را بدست خواهند آورد.

Purpose – هدف

قصد و هدف چیست؟ چرا ما این کار را انجام می دهیم؟ به دنبال چه نتیجه ای هستیم؟ این موضوع را روشن کنید و تیم شما دلیل اهمیت تفویض وظایف را درک خواهد کرد.

Outcome – خروجی

خروجی انتظاری از این تفویض وظایف چیست؟

Resources – منابع

 چه مقدار پول یا نیروی انسانی برای انجام کار در دست داریم؟

Time – زمان

مهلت انجام این پروژه تا چه زمانی است؟ چه موقع باید انجام شود؟

نحوه استفاده از ابزار CPORT

در هنگام تفویض وظایف، دو بخش وجود دارد، ابتدا در گفت و گوی خود به کلیه موارد فوق بپردازید. سپس کارمندان را تشویق کنید که از شما سؤالات خود را بپرسند تا هر گونه ابهامی مرتفع شود.

۱. توضیح نحوه ی انجام کار با تعیین تمامی پارامتر های ذکر شده : در این بخش، شما به آنها می گویید جریان کار چیست. این قسمت آسان است، اکثر ما می توانیم بدون فکر کردن این کار را انجام دهیم، اما این فقط نیمی از داستان است. باید مراقب سوء تفسیر باشیم. باید همانند یک پدر و مادر که با کودک خود صحبت می کنند، بحث را با حوصله پیش ببریم. اجازه دهید تا در صورت ابهام سوالات خود را در زمینه ی نحوه ی انجام کار از شما بپرسند. برای مثال، چگونه می توانیم از X بخواهیم تا کار Y را انجام دهد؟

۲. پرسش و پاسخ : در بخش دوم، تیم می تواند یکسری سؤالات مهم را برای روشن سازی آنچه که مورد نیاز است بپرسد و تمامی موانع احتمالی را مورد بررسی قرار دهد. می توانید با پرسیدن سوالاتی مانند اینکه ” آیا دلیلی می بینی که نتوانی این کار را در زمان معین انجام دهی ؟ ” می توانید به فرد کمک کنید تا تمامی نکات مبهم را در جلسه مطرح نموده و در صورت نیاز به توافق جدیدی دست پیدا کنید.

پرسش هر گونه سؤالی به روشن سازی مسئله کمک شایانی می کند، هر پاسخ نیز چارچوب طراحی راه حل را تدوین می کند. هر پرسش و پاسخی می تواند ابهامات و یا تردید های موجود را کاهش دهد. پس، کیفیت مکالمات خود را بهبود ببخشید و با اعضای تیم صادق باشید. وضوح بیشتر به شما کمک می کند تا در انجام کار گروهی عملکرد بهتری داشته باشید و نتایج کار تیمی برای شما رضایت بخش تر باشد.

یادداشت های مرتبط

Leave a Comment