چگونه به صورت مشخص و موثر بازخورد دهیم ؟

بازخورد-واضح-و-مشخص

تصور کنید به تازگی به یکی از همکارها بازخوردی ارائه داده اید؛ برای مثال به وی گفتید که برنامه های نشست هایش عالی است، اما می بایست مهارت های سخنوری خود را بهبود بخشد. چند هفته بعد پیگیری می کنید تا دریابید که چرا این فرد تغییری در مهارت های خود ایجاد نکرده است. متوجه می شوید که همکارتان نمی داند چه کاری باید برای بهبود مهارتش انجام دهد – اظهار نظر شما، سوالات دیگری را مطرح کرده است: وی با خود اندیشیده است: “مگر مهارت سخنوری من چه مشکلی دارد؟”.
ابزار بازخورد وضعیت – رفتار – تأثیر (SBI) به شما کمک می کند تا بازخورد مؤثرتری را ارائه دهید. این ابزار در واقع نظرات شما را در موقعیت ها و رفتارهای خاص متمرکز کرده و سپس تأثیر این رفتارها را بر دیگران نشان می دهد.
این ابزار دارای ساختار ساده ای است که می توانید برای بازخورد از آن استفاده کنید:

۱. وضعیت

۲. رفتار

۳. تأثیر


هنگامی که بازخورد خود را بدین شکل سازمان دهی می کنید، مخاطب شما دقیقاً می داند که در مورد چه چیزی و چرا اظهار نظر می کند؛ و زمانی که تأثیر رفتار آن ها را بر دیگران ترسیم می کنید ، به آنها این فرصت را می دهید تا در مورد اعمالشان تأمل و در مورد آنچه باید تغییر دهند تفکر کنند.
این ابزار همچنین به شما کمک می کند تا از پیش فرض هایی که می تواند شخص دیگری را ناراحت کرده و به روابط شما با وی آسیب برساند، جلوگیری کنید. خوب، اجازه دهید نگاهی به مولفه های ابزار بازخورد وضعیت – رفتار – تأثیر (SBI) بیاندازیم و در مورد نحوه استفاده از آن بحث کنیم.

  1. وضعیت
    هنگام ارائه بازخورد ، ابتدا مکان و زمان وضعیت مورد نظر را تعیین کنید. این امر سبب می شود که بازخورد را با توجه به مکان و موقعیت، به شخص مخاطب منتقل کنید.
    برای مثال:
    • “در جلسه دیروز صبح، وقتی که سخنرانی می کردید …”

۲. رفتار
گام بعدی، توصیف آن دسته از رفتارهای خاصی است که می خواهید به آنها بپردازید. این چالش برانگیزترین بخش روند است، زیرا باید فقط با رفتارهایی که مستقیما مشاهده کرده اید ارتباط برقرار کنید؛ پس نباید درباره این رفتارها، فرضیه سازی یا پیش داوری ذهنی کنید؛ چرا که اظهار نظر شما ممکن است اشتباه باشد و همین امر سبب می شود بازخورد شما تضعیف گردد.
برای مثال، چنانچه مشاهده کردید که یکی از همکاران در ایراد سخنرانی دچار خطا شده است، نباید تصور کنید که او کاملا بی تجربه است. شما فقط باید در مورد اشتباه وی اظهار نظر کنید. به شایعات توجه نکنید، زیرا ممکن است سبب پیش داوری شما شود. دقت کنید که توجه به شایعات می تواند بازخورد شما را به خطر اندازد و باعث کدورت در رابطه ها شود.
مثال های زیر، رفتارهای خاص را توصیف می کند:
• ” در جلسه دیروز صبح، وقتی که سخنرانی می کردید، در مورد دو اسلاید مطمئن نبودید و محاسبات فروش شما نادرست بود.”
نکته: از اطلاعات قابل سنجش در توضیحات رفتاری استفاده کنید، چرا که بدین شکل اطمینان حاصل می کنید که نظرات شما عینی هستند.

۳. تأثیر
آخرین مرحله استفاده از عبارات “من” برای توصیف این است که چگونه عملکرد شخص دیگری، بر شما یا دیگران تأثیر می گذارد.
برای مثال:
• ” در جلسه دیروز صبح، وقتی که سخنرانی می کردید، در مورد دو اسلاید مطمئن نبودید و محاسبات فروش شما نادرست بود. من دستپاچه شدم، چون کل اعضای هیئت مدیره آنجا بودند. نگرانم که مبادا این موضوع بر اعتبار تیم ما تأثیر گذاشته باشد”.
مراحل بعدی
هنگامی که بازخورد خود را منتقل کردید، مخاطب خود را تشویق کنید تا در مورد وضعیت فکر کند و تأثیر رفتارش را متوجه شود. به وی فرصت دهید تا آنچه را که شما گفته اید جذب کند، و سپس اقدامات خاصی را انجام دهد که به بهبود او کمک می کند. لازم است تا هنگامی که شخصی کار خوبی انجام داده است نیز به همین منوال پیش روید.
نکلات طلایی
ابزار بازخورد وضعیت – رفتار – تأثیر (SBI) به افراد در ارائه بازخورد واضح و مشخص به مخاطبین خود کمک شایانی می کند. از این ابزار، برای توصیف “زمان” و “مکان” وضعیت استفاده کنید. در مرحله بعدی، رفتار مخاطب خود را توصیف کنید، فقط به مواردی که مشاهده کرده اید اشاره کنید. سپس، تأثیر رفتار وی بر شما و دیگران را تحلیل کنید. در آخر، راه حلی برای تغییر اینگونه رفتارها در آینده بیابید یا اگر رفتار وی تأثیر مثبتی داشته، به او کمک کنید که چگونه می تواند به همین منوال پیش رود.

یادداشت های مرتبط

Leave a Comment